Veelgestelde vragen

Nee. Ze spreekt vloeiend en rustig Nederlands, zonder keuzemenu. We stemmen de toon af op jullie praktijk, met u of met je. Aan het begin van elk gesprek zegt ze dat de beller met een AI-assistent spreekt. De meeste bellers vinden dat geen probleem, zolang ze meteen geholpen worden.

Nee, niet zelf, en dat is een bewuste keuze. Wil iemand een afspraak, dan noteert ze het verzoek compleet: naam, geboortedatum, telefoonnummer, of het om een nieuwe patiënt gaat, waarvoor de afspraak is en de voorkeur voor dag en tijd. Jullie krijgen dat direct per mail en bellen terug. Met de sms-uitbreiding op Managed, voor € 250 eenmalig inclusief de registratie van een eigen sms-nummer, stuurt ze de beller tijdens het gesprek een sms met jullie eigen afspraaklink, bijvoorbeeld die van de internetagenda of webagenda van jullie pakket. De patiënt plant dan zelf, in jullie eigen systeem, binnen de afspraaksoorten die jullie daar openzetten.

Het werkt naast elk pakket, want er hoeft niets gekoppeld te worden. We bouwen geen koppeling met jullie praktijksoftware en de assistent kijkt niet in jullie agenda of patiëntendossier. Heeft jullie pakket een module waarmee patiënten online plannen, zoals de Exquise Internet Agenda of de webagenda van Oase, dan gebruikt de assistent met de sms-uitbreiding die link. Heeft jullie pakket dat niet, dan noteert ze het afspraakverzoek en bellen jullie terug. Op de pagina over praktijksoftware lees je per pakket hoe het zit.

Nee. Ze stelt geen diagnose, geeft geen medisch advies en beoordeelt niet hoe dringend een klacht is. Volgens de KNMT-praktijkrichtlijn voor de opvang van spoedgevallen blijft de tandarts verantwoordelijk voor de beoordeling of iets spoed is, en daar willen we niet tussen gaan zitten. Wat ze wel doet: zegt de beller dat het spoed is, of noemt hij een situatie die jullie als spoed hebben aangemerkt, dan verbindt ze door naar het nummer dat jullie opgeven. Buiten openingstijden noemt ze het nummer van de spoeddienst of verbindt ze daarheen door.

Je betaalt eenmalig voor de installatie van een assistent en daarna voor wat je belt. Eén assistent is één telefoonnummer dat opgenomen wordt. Instant kost € 250 eenmalig, Managed € 595 eenmalig, en maatwerk maken we op aanvraag. Wil je dat bellers via een sms met jullie afspraaklink zelf een afspraak maken, dan komt daar bij Managed € 250 eenmalig bij. Daarvoor heb je een eigen sms-nummer nodig; voor die € 250 helpen we je dat te registreren en richten we het zo in dat de assistent er de sms'jes mee verstuurt. Het nummer en de verstuurde sms'jes betaal je daarna rechtstreeks aan de telecomprovider. Verder betaal je ongeveer € 0,15 per gebelde minuut, exclusief btw, plus € 2 per maand per telefoonnummer. Je koopt vooraf tegoed en rekent af wat je verbruikt. Het tegoed verloopt niet; de enige grens is een redelijkheidstermijn van twee jaar.

In beide gevallen doet de assistent hetzelfde werk: 24/7 opnemen, doorverbinden, verzoeken noteren en na elk gesprek een samenvatting per mail. Het verschil zit in hoe grondig we haar afstellen voordat ze live gaat. Bij Instant doen we één afstemronde en testen we haar op acht situaties. Bij Managed stemmen we uitgebreider af en testen we op twaalf situaties, randgevallen inbegrepen, zoals een beller die boos is over een rekening of iemand die namens een ouder belt. Managed is ook de basis voor de sms met jullie afspraaklink. Heb je meer nodig, zoals meerdere assistenten die onderling doorschakelen, dan wordt het maatwerk.

Ja. Jullie bepalen wat ze zegt: dat jullie geen nieuwe patiënten aannemen, alleen gezinsleden van bestaande patiënten, of alleen mensen uit bepaalde postcodes. Houden jullie een wachtlijst bij, dan noteert ze de gegevens die jullie daarvoor willen hebben. Verandert het beleid, dan geef je het door en passen we het aan.

Ze noteert de afzegging of het verzoek om te verzetten compleet: wie er belt, welke afspraak het betreft en eventueel de reden. Jullie krijgen dat direct per mail. Zelf haalt ze niets uit de agenda. Staat jullie pakket toe dat patiënten online verzetten, dan kan ze met de sms-uitbreiding de link sturen waarmee de patiënt dat zelf doet.

Dan verbindt ze door naar het nummer dat jullie daarvoor opgeven, of noteert ze een terugbelverzoek als er niemand beschikbaar is. Jullie bepalen de regels: altijd doorverbinden als iemand erom vraagt, alleen tijdens openingstijden, of alleen bij bepaalde onderwerpen.

We sluiten een verwerkersovereenkomst af en de gegevens worden verwerkt op EU-servers. De assistent vraagt alleen wat nodig is om een afspraak- of terugbelverzoek te kunnen afhandelen, zoals naam, geboortedatum en telefoonnummer. Ze heeft geen toegang tot jullie patiëntendossier en verwerkt geen medische dossiergegevens; ze handelt alleen het telefoonverkeer af. Welke gegevens er precies in de samenvatting komen, stemmen we met jullie af.

In algemene termen wel. Ze legt uit dat tandartszorg tot achttien jaar grotendeels uit de basisverzekering wordt vergoed, zonder eigen risico, maar een beugel niet. Dat volwassenen voor de meeste tandartszorg een aanvullende tandartsverzekering nodig hebben. En dat de tarieven maximumtarieven zijn die de NZa vaststelt, voor elke praktijk gelijk. Voor wat iemands eigen polis vergoedt, verwijst ze naar de zorgverzekeraar. Ze noemt geen vergoedingsbedragen per verzekeraar.

Binnen vijf werkdagen na het kennismakingsgesprek. We richten de assistent in, testen haar zelf, jullie bellen haar en geven feedback, en na jullie akkoord zetten we de doorschakeling aan. De eerste week kijken we actief mee.

Dat bepalen jullie. De meeste praktijken laten de balie gewoon opnemen en laten de assistent alleen inspringen als het druk is: bij bezet, na een aantal keer overgaan, tijdens de lunch en buiten openingstijden. Een patiënt die jullie vaste baliemedewerker wil spreken, kan dat dus gewoon blijven doen.

Eén assistent is één telefoonnummer dat opgenomen wordt. Heeft elke vestiging een eigen nummer, dan kies je per nummer een installatiepakket en richten we elke assistent in op die vestiging. Meerdere assistenten die onderling doorschakelen vallen onder maatwerk.

Een antwoordapparaat vraagt de beller een bericht in te spreken, en lang niet iedereen doet dat. Een antwoordservice met mensen werkt met een script en kent jullie praktijk meestal maar oppervlakkig. De AI-telefoniste voert een echt gesprek: ze beantwoordt praktische vragen, noteert verzoeken volledig en verbindt door bij spoed, op elk uur van de dag, en ze rekent per gebelde minuut.

Je geeft het door en we passen de assistent aan. Een nieuwe tandarts of mondhygiënist, een vakantieregeling, aangepaste openingstijden of een ander beleid voor nieuwe patiënten: dat soort wijzigingen verwerken we voor je. Wil je dat iemand er structureel naar kijkt, dan kun je bij Managed een maandelijkse kwaliteitscheck afnemen.