Voordelen
Wat een AI-telefoniste je tandartspraktijk oplevert
Geen extra kracht aan de balie, wel een telefoon die altijd wordt opgenomen. De assistent wordt ingericht op jullie openingstijden, jullie behandelaars en jullie beleid, en houdt zich aan de grenzen die in een tandartspraktijk horen: geen triage, geen medisch advies, en de agenda blijft van jullie.
Opgenomen terwijl de assistente aan de stoel staat
Gaat de telefoon terwijl jullie behandelen, dan neemt de AI-telefoniste op. De behandeling gaat door, de beller wordt meteen geholpen en niemand hoeft het gesprek met handschoenen aan af te kappen.
Ze springt in wanneer jullie dat willen: als de balie in gesprek is, als er na een aantal keer overgaan niemand opneemt, tijdens de lunch of buiten openingstijden. Dat stellen we samen in. Na elk gesprek krijgen jullie een samenvatting per mail, zodat je in één oogopslag ziet wat er gebeld is.
Afspraken via jullie eigen afspraaklink
Wil iemand een afspraak, dan noteert de assistent het verzoek compleet. Met de sms-uitbreiding op Managed krijgt de beller tijdens het gesprek een sms met jullie eigen afspraaklink, bijvoorbeeld van de internetagenda of webagenda van jullie pakket, en plant hij zelf in. De uitbreiding kost € 250 eenmalig, inclusief de registratie van een eigen sms-nummer voor de praktijk.
De assistent zet zelf niets in jullie agenda. De afspraak ontstaat in jullie eigen systeem, gemaakt door de patiënt zelf, precies zoals wanneer hij via jullie website plant. Daarom werkt het naast elk pakket met online plannen. Wil iemand liever niet zelf plannen, of heeft jullie pakket geen afspraaklink, dan noteert ze naam, geboortedatum, telefoonnummer, of het om een nieuwe patiënt gaat, waarvoor de afspraak is en de voorkeur voor dag en tijd. Jullie bellen dan terug.
Vragen over kosten en vergoeding, in algemene termen
De assistent legt uit hoe het in grote lijnen zit: tot achttien jaar valt de meeste tandartszorg onder de basisverzekering, voor volwassenen hangt het af van de aanvullende tandartsverzekering, en de tarieven zijn maximumtarieven van de NZa.
Voor wat iemands eigen polis precies vergoedt, verwijst ze naar de zorgverzekeraar. Ze noemt geen bedragen per verzekeraar en belooft niets over een vergoeding. Wil iemand weten wat een behandeling kost, dan legt ze uit dat de praktijk vooraf een begroting kan maken en noteert ze de vraag als dat nodig is.
Nieuwe patiënten, wachtlijst en afzeggingen
Hebben jullie een patiëntenstop, dan zegt de assistent dat vriendelijk en precies zoals jullie het willen. Noteren jullie mensen op een wachtlijst, dan neemt ze naam, adres, geboortedatum en telefoonnummer op.
Ook afzeggingen en verzoeken om te verzetten komen compleet binnen: wie belt, welke afspraak het betreft en waarom. Jullie zien het dezelfde avond nog in de mail, of de volgende ochtend als eerste. Zo kun je een vrijgekomen plek aan iemand anders geven in plaats van een lege stoel te hebben.
Spoed doorverbonden volgens jullie regels
Zegt de beller dat het spoed is, of noemt hij een situatie die jullie als spoed hebben aangemerkt, zoals een nabloeding of een ongeluk met een tand, dan verbindt de assistent door naar het nummer dat jullie daarvoor opgeven.
Ze stelt geen diagnose en beoordeelt niet hoe ernstig een klacht is. Dat blijft bij de tandarts of bij wie bij jullie de triage doet. Buiten openingstijden noemt ze het nummer van de spoeddienst of verbindt ze door, net zoals jullie dat nu op het antwoordapparaat regelen.
Natuurlijk Nederlands, en eerlijk dat ze een AI is
Geen keuzemenu en geen robotstem. De assistent spreekt rustig, vriendelijk Nederlands en zegt aan het begin van elk gesprek dat de beller met een AI-assistent spreekt.
We stemmen de toon af op jullie praktijk: met u of met je, zakelijk of juist wat warmer. Spreekt de beller Engels of een andere taal, dan schakelt ze mee. Wil iemand per se een mens spreken, dan verbindt ze door of noteert ze een terugbelverzoek, afhankelijk van wat jullie willen.
Wat het kost tegenover wat het scheelt
Een rekenvoorbeeld, geen klantresultaat. Stel dat de assistent in een gemiddelde week zestig gesprekken aanneemt die anders bij een volle balie of het antwoordapparaat waren beland, van gemiddeld tweeënhalve minuut. Dan reken je het zo uit:
| Post | Berekening | Per maand |
|---|---|---|
| Gebelde minuten | 60 gesprekken x 4,33 weken x 2,5 min = 650 min | ± € 97 |
| Telefoonnummer | vast bedrag | € 2 |
| Totaal, exclusief btw | plus eenmalig het installatiepakket | ± € 99 |
Daar staat tegenover wat die zestig gesprekken nu kosten: een assistente die tussen twee patiënten door de telefoon pakt, een terugbelronde aan het eind van de dag, of een beller die het opgeeft. Hoe je dat voor je eigen praktijk doorrekent, staat in wat een baliemedewerker in de tandartspraktijk kost. Alle tarieven vind je op de prijzenpagina, en hoe je de telefoon per tijdvak aanpakt lees je in bereikbaarheid van je tandartspraktijk verbeteren.
Benieuwd hoe het klinkt?
Plan een vrijblijvend gesprek en hoor de assistent met jullie praktijknaam en de vragen die jullie elke dag krijgen.