Wat kost een baliemedewerker in de tandartspraktijk, en wat kost een gemist telefoontje?

Als de telefoon structureel te vaak blijft liggen, is de eerste gedachte vaak: er moet iemand bij aan de balie. Dat kan de juiste keuze zijn. Maar het is ook een flinke vaste last, in een markt waarin goede mensen schaars zijn, voor een probleem dat zich vaak op een paar momenten van de dag concentreert.

In dit artikel rekenen we de kosten van een extra baliemedewerker door, met de aannames erbij, zodat je ze kunt vervangen door je eigen cijfers. Daarna zetten we de alternatieven ernaast en kijken we naar de vraag die vaak wordt overgeslagen: wat kost het eigenlijk als de telefoon niet wordt opgenomen?

Wat een baliemedewerker kost: een rekenvoorbeeld

Er bestaat geen cao met een landelijke salarisschaal voor baliemedewerkers of tandartsassistenten. De wettelijke ondergrens is het minimumloon, dat voor werknemers van 21 jaar en ouder per 1 juli 2026 op 14,99 euro bruto per uur ligt. In de praktijk betaal je meer. Voor dit rekenvoorbeeld nemen we aan dat een baliemedewerker 24 uur per week werkt voor 17 euro bruto per uur, en dat vakantiegeld, werkgeverslasten en pensioen er samen grofweg dertig procent bovenop komen. Dat zijn aannames, geen normen.

Op jaarbasis is dat ruim 27.500 euro, voor drie dagen per week. Wil je de balie de hele week extra bemannen, dan loopt dat navenant op.

De kosten die niemand ziet

Het brutoloon is maar een deel van het verhaal. Een nieuwe medewerker moet je eerst vinden, en in de huidige markt kost dat tijd en soms geld voor vacatureplaatsingen of een bureau. Daarna volgt het inwerken: de agenda, het pakket, het beleid voor nieuwe patiënten en het protocol bij pijn of spoed. Een baliemedewerker is pas na een paar maanden echt zelfstandig.

Dan is er de vervanging. Bij ziekte en vakantie staat de balie alsnog leeg, tenzij iemand anders bijspringt. En je betaalt voor alle uren, ook de rustige. Als de telefoon vooral in het eerste uur en tijdens de lunch knelt, betaal je de rest van de dag voor capaciteit die je minder hard nodig hebt.

De alternatieven naast elkaar

Voor de AI-telefoniste een rekenvoorbeeld: neemt ze 250 gesprekken per maand aan van gemiddeld tweeënhalve minuut, dan zijn de belkosten 625 minuten maal 0,15 euro, ongeveer 94 euro per maand, plus 2 euro voor het telefoonnummer. Daarbij komt eenmalig het installatiepakket. Alle bedragen staan op de prijzenpagina.

Wat kost een gemist telefoontje?

De vergelijking is niet compleet zonder de andere kant: wat het kost als er niemand opneemt. Een beller die een controle wil plannen en het niet nog eens probeert, is een gemiste afspraak. Een afzegging die niet binnenkomt, is een lege stoel. Een nieuwe patiënt in een praktijk die nog plek heeft, kan jarenlang patiënt blijven. Hoe je dat voor je eigen praktijk in kaart brengt, met een rekenvoorbeeld, lees je in bereikbaarheid van je tandartspraktijk verbeteren.

De juiste vraag is niet wat een extra kracht kost, maar op welke momenten je bellers verliest, en wat de goedkoopste manier is om juist die momenten af te dekken.

Combineren in plaats van kiezen

Het hoeft geen of-of te zijn. Veel praktijken houden de balie bemand met de mensen die ze hebben, en dekken de momenten waarop het knelt op een andere manier af: een online agenda voor controles, herinneringen tegen gemiste afspraken en een AI-telefoniste die inspringt bij bezet, in de lunch en na sluitingstijd. Zo besteedt de baliemedewerker zijn tijd aan de patiënten aan de balie en aan de gesprekken die echt een mens nodig hebben.

Het voordeel van zo'n combinatie is dat je de kosten laat meebewegen met de drukte. Een rustige week kost aan belminuten weinig, een drukke week meer, terwijl een extra kracht elke week hetzelfde kost. En als het beter gaat met de bezetting, zet je de doorschakeling gewoon minder vaak aan. Zo houd je de vaste lasten laag en de balie bereikbaar.

Is een extra kracht wel de juiste keuze, maar is er niemand te vinden? Lees dan tekort aan tandartsassistenten voor manieren om taken anders te verdelen.

Zo maak je je eigen rekensom

De bedragen hierboven zijn voorbeelden. Voor je eigen praktijk maak je de rekensom in vijf stappen.

1. Breng in kaart wanneer je bellers mist. Vraag bij je telefonieaanbieder een overzicht van gemiste oproepen per uur op voor een paar gewone weken.
2. Turf waarover er wordt gebeld. Laat de balie een week bijhouden welke gesprekken er binnenkomen, zodat je weet welke een mens nodig hebben.
3. Reken de loonkosten eerlijk. Gebruik het echte uurloon dat je moet bieden, met vakantiegeld en werkgeverslasten, en tel werving en inwerken mee.
4. Reken de alternatieven door voor dezelfde momenten. Vergelijk niet een hele baan met een paar uur overloop, maar kijk wat het kost om precies de gemiste momenten af te dekken.
5. Zet de gemiste omzet ertegenover. Een gemiste controle, een lege stoel door een afzegging die niet binnenkwam, een nieuwe patiënt die elders terechtkwam.

Wie die vijf stappen doorloopt, ziet meestal dat het probleem kleiner en specifieker is dan het voelde, en dat er meer dan één manier is om het op te lossen.

Waar het misgaat bij de rekensom

• Alleen het brutoloon rekenen. Vakantiegeld, werkgeverslasten, werving en inwerken komen er nog bij.
• Vervanging vergeten. Bij ziekte en vakantie is het probleem er gewoon weer.
• Rekenen met gemiddelden. Het probleem zit in de pieken, niet in het gemiddelde over de dag.
• De kosten van gemiste bellers op nul zetten. Dan lijkt niets doen altijd het goedkoopst.
• Alternatieven vergelijken op prijs alleen. Een oplossing die goedkoop is maar niet past bij hoe jullie werken, kost later alsnog geld.

Tot slot

Een extra baliemedewerker is soms precies wat een praktijk nodig heeft, maar reken het eerlijk door, inclusief de uren die je niet nodig hebt en de momenten die je er alsnog niet mee afdekt. Neem je een praktijk over en wil je de bezetting meteen goed regelen, lees dan ook tandartspraktijk overnemen of zelf starten.