Tekort aan tandartsassistenten: zo houd je de balie en de stoel bemand

Wie de afgelopen tijd een vacature voor een tandartsassistente heeft uitgezet, weet hoe het gaat: weinig reacties, en de goede kandidaten hebben vaak al een paar andere aanbiedingen. Ondertussen gaat het werk door. De stoel moet worden geassisteerd, de balie bemand en de telefoon opgenomen.

Er is geen trucje dat het tekort oplost. Wel kun je het werk zo verdelen dat de mensen die je hebt hun tijd besteden aan wat alleen zij kunnen. In dit artikel lees je hoe je taken herverdeelt, wie je kunt inzetten of opleiden, hoe je goede mensen behoudt en welke taken je van de balie af kunt halen.

Waarom de balie het eerst merkt

In veel praktijken is de tandartsassistente een duizendpoot. Ze assisteert aan de stoel, steriliseert, doet de balie en neemt de telefoon op. Valt er iemand uit, dan blijft de stoel voorrang houden, want een behandeling kan niet zonder. Dus is het de balie die onbemand raakt en de telefoon die te lang overgaat.

Dat heeft gevolgen die je niet direct ziet. Patiënten die niet doorkomen, plannen hun controle later of bij een andere praktijk. Afzeggingen komen niet binnen, waardoor stoelen leeg blijven. En de assistente die tussen twee patiënten door nog snel de voicemail afluistert, raakt sneller overbelast, wat het risico op uitval weer vergroot.

Taken herverdelen: wie doet wat

Begin met een eerlijke lijst van alles wat er op een dag gebeurt, en kijk per taak wie het kan doen. Niet alles vraagt een tandartsassistente met jaren ervaring.

Een baliemedewerker zonder zorgachtergrond

Een baliemedewerker zonder zorgopleiding kan veel werk van de assistentes overnemen: de telefoon, de agenda, inschrijvingen, betalingsvragen en de administratie. Het voordeel is dat je in een veel grotere groep kunt werven. Het nadeel is dat sommige gesprekken vakkennis vragen, vooral bij pijn of spoed. Maak daarom afspraken over wat de baliemedewerker zelf afhandelt en wat hij doorzet naar een assistent of de tandarts, en leg dat vast in een kort protocol bij de telefoon.

Zelf opleiden

Steeds meer praktijken leiden zelf op. Een leerling die via een mbo-opleiding in de beroepsbegeleidende leerweg werkt en leert, draait vanaf het begin mee in jullie manier van werken. Dat vraagt tijd van het team voor begeleiding, maar levert vaak loyale medewerkers op. Ook zij-instromers met ervaring in een andere zorgfunctie, zoals een doktersassistent, kunnen met een gerichte opleiding snel inzetbaar zijn.

Inwerken zonder dat de balie stilvalt

Een nieuwe medewerker inwerken kost tijd van precies de mensen die het al druk hebben. Maak het makkelijker met een paar vaste hulpmiddelen. Leg de belangrijkste afspraken vast op een paar kaarten bij de telefoon: het beleid voor nieuwe patiënten, wat je doet bij pijn of spoed, hoe je een afzegging noteert en wie je belt als je het niet weet. Koppel de nieuwe collega de eerste weken aan een vaste buddy, en laat hem eerst meeluisteren voordat hij zelf opneemt.

Plan in de eerste weken bewust minder druk in, bijvoorbeeld door de telefoon tijdens de ochtendpiek nog niet alleen bij de nieuwe medewerker te leggen. Een goede start scheelt maanden aan onzekerheid, en vergroot de kans dat iemand blijft.

Behouden wat je hebt

Een goede assistente behouden is goedkoper dan een nieuwe vinden. Er bestaat geen cao met een landelijke salarisschaal voor tandartsassistenten; de wettelijke ondergrens is het minimumloon, dat voor werknemers van 21 jaar en ouder per 1 juli 2026 op 14,99 euro bruto per uur ligt. In een krappe markt betaal je in de praktijk meer, maar geld is zelden de enige reden waarom iemand blijft of vertrekt.

Voorspelbare roosters, ruimte om door te groeien naar preventieassistent of praktijkmanager, scholing en een werkdag waarin je niet constant tussen stoel en telefoon heen en weer rent, wegen minstens zo zwaar. Vraag je team waar het werk het meest knelt. Grote kans dat de telefoon hoog op de lijst staat.

Het tekort los je niet op met harder werken. Je lost het op door je ervaren mensen alleen datgene te laten doen waarvoor je ze echt nodig hebt.

Wat je van de balie af kunt halen

• Online plannen. Laat patiënten controles en vervolgafspraken zelf plannen via de online agenda van jullie pakket.
• Herinneringen. Automatische herinneringen per sms of mail verminderen het aantal gemiste afspraken en de belrondes om ze op te vangen.
• Digitale anamnese. Laat nieuwe patiënten hun medische gegevens vooraf digitaal invullen, zodat dat niet aan de balie hoeft.
• De telefoon bij drukte. Laat een AI-telefoniste inspringen als de balie in gesprek is, tijdens de lunch en na sluitingstijd. Ze noteert verzoeken compleet en verbindt door bij spoed.

Rekenvoorbeeld: welke uren er vrijkomen

Een rekenvoorbeeld met aannames, geen meting. Stel dat jullie praktijk per werkdag vijftig telefoontjes krijgt van gemiddeld drie minuten. Dat is tweeënhalf uur per dag aan de telefoon. Plant een kwart van de bellers na een tijd zelf online en vangt een AI-telefoniste nog eens een kwart op in de drukte en na sluitingstijd, dan houdt het team ruim een uur per dag over. Over een week is dat meer dan vijf uur, bijna een extra dagdeel aan de stoel of aan de balie.

Waar het misgaat

• De stoel altijd voorrang geven en de balie laten zitten. Patiënten die niet doorkomen, merk je pas later in de agenda.
• Iedereen alles laten doen. Niemand is ergens echt verantwoordelijk voor, en de telefoon schiet erbij in.
• Een nieuwe baliemedewerker zonder protocol. Bij de eerste pijnpatiënt weet hij niet wat hij moet doen.
• Alleen op salaris concurreren. Wie vertrekt vanwege de werkdruk, blijft niet voor een paar euro meer.
• Te laat beginnen met opleiden. Een leerling heeft tijd nodig; begin voordat de nood het hoogst is.

Tot slot

Het tekort aan tandartsassistenten is geen probleem dat je in één keer oplost, maar je kunt het werk wel zo inrichten dat je team het volhoudt. Wil je weten wat een extra baliekracht kost tegenover de alternatieven, lees dan wat een baliemedewerker in de tandartspraktijk kost. Hoe je de telefoon per tijdvak aanpakt, staat in bereikbaarheid van je tandartspraktijk verbeteren. Sta je voor een overname, neem het personeel dan mee in de due diligence; zie tandartspraktijk overnemen of zelf starten. En wat een AI-telefoniste kost, lees je op de prijzenpagina.