Exquise Internet Agenda: zo laat je patiënten zelf hun afspraak plannen
Met de Internet Agenda van Exquise plant de patiënt zelf, in jullie eigen agenda. Wat je openzet, wat je dichthoudt en hoe je de link ook inzet voor wie belt.
Een groot deel van de telefoontjes naar een tandartspraktijk gaat over iets wat de patiënt eigenlijk ook zelf zou kunnen regelen: een controle afspreken, een vervolgafspraak plannen of een tijd verzetten. Elk gesprek duurt maar een paar minuten, maar bij elkaar vullen ze de ochtend van de balie.
Werk je met Exquise, dan heb je daar een module voor: de Internet Agenda. Daarmee plant de patiënt zelf een afspraak in jullie praktijkagenda. In dit artikel lees je wat de module doet, welke afspraken je wel en niet openzet, hoe nieuwe patiënten zich inschrijven en hoe je de link ook inzet voor de mensen die gewoon blijven bellen.
Wat de Exquise Internet Agenda doet
Volgens Vertimart, de leverancier van Exquise, maakt de patiënt met de Internet Agenda zelf zijn afspraak in de praktijkagenda. De module is bedoeld voor controle- en vervolgafspraken, en de praktijk houdt zelf de regie over de planning. Er zijn twee manieren waarop een patiënt erin komt: via een directe link, bijvoorbeeld in de oproep voor de halfjaarlijkse controle of in de uitnodiging voor een vervolgbehandeling, of door in te loggen via de praktijkwebsite.
Na het plannen krijgt de patiënt een bevestiging, waarmee hij de afspraak in zijn eigen agenda kan zetten. Nieuwe patiënten kunnen zich via de Internet Agenda ook online inschrijven en een eerste afspraak maken. Daarbij beslist de praktijk zelf of een inschrijving wordt geaccepteerd. Welke instellingen precies mogelijk zijn, kan per versie verschillen; vraag dat na bij Vertimart.
Welke afspraken je openzet
De verleiding is groot om alles open te zetten. Doe dat niet in één keer. Begin met de afspraken die voorspelbaar zijn qua duur en waarvoor geen beoordeling vooraf nodig is, en breid uit als dat goed loopt.
| Afspraaksoort | Zelf laten plannen? | Waarom |
|---|---|---|
| Periodieke controle | Ja | Vaste duur, geen voorbereiding nodig |
| Gebitsreiniging bij de mondhygiënist | Ja, met vaste blokken | Duur hangt af van de patiënt; reserveer standaardblokken |
| Vervolgbehandeling uit een behandelplan | Via de link in de uitnodiging | De duur staat al vast in het plan |
| Pijnklacht of spoed | Nee | Hier hoort een beoordeling bij, die doet de praktijk |
| Eerste afspraak nieuwe patiënt | Alleen als jullie nieuwe patiënten aannemen | Jullie beoordelen de inschrijving zelf |
Houd in de agenda ruimte vrij die niet online te boeken is, bijvoorbeeld voor pijnpatiënten aan het begin van de ochtend. Anders staat de agenda vol met controles en is er geen plek meer voor de patiënt die echt vandaag moet komen.
Nieuwe patiënten online inschrijven
Voor praktijken die nog nieuwe patiënten aannemen, scheelt online inschrijven veel overtypen. De patiënt vult zijn gegevens zelf in, en de praktijk accepteert of weigert de inschrijving. Hebben jullie een patiëntenstop, zet dan de eerste afspraak voor nieuwe patiënten dicht en vertel op de website en aan de telefoon duidelijk hoe het zit. Hoe je dat doet zonder dat de balie overloopt, staat in patiëntenstop in je tandartspraktijk.
De link ook gebruiken voor wie belt
Veel patiënten blijven bellen, ook als ze online kunnen plannen. Soms omdat ze niet weten dat het kan, soms omdat ze toch even willen overleggen. Je kunt die bellers op twee manieren naar de Internet Agenda helpen. De baliemedewerker kan tijdens of na het gesprek de link sturen. Of een AI-telefoniste doet dat op de momenten dat de balie het niet redt.
Bij TandartsTelefoniste werkt dat met de sms-uitbreiding op Managed: wil een beller een afspraak, dan stuurt de assistent tijdens het gesprek een sms met jullie eigen link naar de Internet Agenda, en plant de patiënt zelf. We koppelen niet met Exquise en de assistent kijkt niet in jullie agenda; ze stuurt alleen de link die jullie haar geven. Wil iemand liever niet zelf plannen, dan noteert ze het verzoek en bellen jullie terug. Hoe dat precies loopt, staat op de pagina over praktijksoftware, en de kosten op de prijzenpagina.
De Internet Agenda haalt het plannen van de balie af, maar alleen als patiënten de link ook krijgen. Zorg dat hij in elke oproep, op de website en aan de telefoon voorkomt.
Rekenvoorbeeld: wat het de balie scheelt
Een rekenvoorbeeld, geen meting. Stel dat jullie praktijk per werkdag twintig telefoontjes krijgt om een controle of vervolgafspraak te plannen, van gemiddeld drie minuten inclusief het zoeken in de agenda. Dat is een uur per dag. Plant de helft van die patiënten na een paar maanden zelf via de Internet Agenda, dan houdt de balie een half uur per dag over, ruim tweeënhalf uur per week. Dat is tijd voor de patiënten aan de balie, voor de terugbelronde of voor het assisteren aan de stoel.
Zo vertel je patiënten dat het kan
Een module die niemand kent, scheelt niets. De meeste patiënten zijn gewend om te bellen, en dat verander je niet met één bericht op de website. Begin bij de momenten waarop patiënten toch al iets van de praktijk lezen. Zet de link in de oproep voor de halfjaarlijkse controle, in de uitnodiging voor een vervolgbehandeling en in de bevestiging van een afspraak die nog telefonisch is gemaakt.
Maak de knop op de website zichtbaar, het liefst bovenaan de homepage en op de contactpagina, met een duidelijke tekst als "Plan zelf je controle". Laat de balie het in gesprekken noemen: "Wist u dat u uw volgende controle ook zelf online kunt plannen?" Zet het op het antwoordapparaat, zodat wie na sluitingstijd belt hoort dat het online kan. En vertel het in de wachtkamer, op een kaartje bij de balie of op het scherm.
Reken erop dat het een paar maanden duurt voordat een groot deel van je patiënten het oppakt. Ouderen blijven vaker bellen, ouders met jonge kinderen plannen juist graag 's avonds online. Dat is geen probleem: het doel is niet dat niemand meer belt, maar dat de balie tijd overhoudt voor de gesprekken waar echt een mens voor nodig is.
Afzeggen en verzetten
Kan de patiënt in jullie inrichting ook zelf afzeggen of verzetten, dan wordt het makkelijker om op tijd af te bellen, en dat helpt tegen lege stoelen. Combineer het met een duidelijk beleid voor niet nagekomen afspraken, dat je vooraf communiceert. Lees daarover niet nagekomen afspraken, beleid en C90.
Waar het misgaat
- Alles tegelijk openzetten. De mondhygiënist zit vol met afspraken van de verkeerde lengte en de balie is meer tijd kwijt aan herplannen dan voorheen.
- Geen ruimte voor pijnpatiënten. De agenda is online volgeboekt en de patiënt met kiespijn kan nergens terecht.
- De link niet communiceren. De module staat aan, maar niemand weet ervan. Zet de link in elke oproep en op de homepage van jullie website.
- Inschrijvingen openzetten tijdens een patiëntenstop. Mensen schrijven zich in en krijgen daarna een afwijzing. Dat kost meer uitleg dan het scheelt.
- Geen afspraken over wie online inschrijvingen beoordeelt. Ze blijven liggen, en de nieuwe patiënt belt alsnog.
Tot slot
De Exquise Internet Agenda is een van de makkelijkste manieren om telefoontjes van de balie af te halen, mits je hem stap voor stap openzet en de link overal laat terugkomen. Wil je weten hoe Exquise zich verhoudt tot de andere pakketten, lees dan tandartssoftware vergelijken. En voor de telefoontjes die overblijven: zie bereikbaarheid van je tandartspraktijk verbeteren.
Benieuwd hoe het klinkt?
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek en hoor de AI-telefoniste in actie voor jouw praktijk.
Vraag een demo aan →
